Księgi handlowe

Pełna księgowość, czyli księgi rachunkowe od podstaw

Księgi handlowe to nie jeden zeszyt, lecz spójny system powiązanych ze sobą ewidencji. Składają się z dziennika, kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów i sald oraz wykazu składników aktywów i pasywów. Każde zdarzenie gospodarcze — faktura, wyciąg bankowy, lista płac — trafia tu w ściśle określonym miejscu i czasie. Dzięki temu obraz finansów firmy jest pełny, a nie przybliżony jak w formach uproszczonych.

Zasady prowadzenia pełnej księgowości reguluje ustawa o rachunkowości. Określa ona między innymi politykę rachunkowości, sposób wyceny majątku, zasady inwentaryzacji oraz zakres rocznego sprawozdania. Ten poziom szczegółowości sprawia, że księgi handlowe wymagają wiedzy i doświadczenia — i najczęściej powierza się je biuru rachunkowemu.

Kto ma obowiązek prowadzić księgi handlowe?

Obowiązek pełnych ksiąg rachunkowych dotyczy przede wszystkim spółek. Prowadzą je spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne, proste spółki akcyjne, spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne — niezależnie od wielkości przychodów. Mówiąc prościej: jeżeli firma działa w formie spółki kapitałowej lub wybranej spółki osobowej, pełna księgowość jest jej domyślnym reżimem.

Druga grupa to przedsiębiorcy prowadzący dotąd uproszczoną ewidencję, którzy przekroczyli ustawowy limit przychodów za poprzedni rok obrotowy. Po jego przekroczeniu należy przejść na księgi rachunkowe od kolejnego roku. Wysokość tego limitu wynika z ustawy o rachunkowości i bywa zmieniana, dlatego konkretną kwotę zawsze warto potwierdzić dla danego roku — chętnie sprawdzimy to razem z Państwem. Na pełną księgowość można też przejść dobrowolnie, gdy firma chce dokładniej kontrolować koszty i wynik.

Jeśli nie mają Państwo pewności, czy Państwa działalność kwalifikuje się do pełnych ksiąg, czy wystarczy uproszczona księga przychodów i rozchodów, pomożemy dobrać właściwą formę.

Co obejmuje prowadzenie ksiąg handlowych w AGGIO

Pełna księgowość to praca ciągła przez cały rok obrotowy, a nie tylko rozliczenie na koniec okresu. W ramach obsługi ksiąg handlowych zajmujemy się:

• otwarciem ksiąg oraz przygotowaniem polityki rachunkowości i zakładowego planu kont dopasowanego do firmy,
• bieżącym księgowaniem dokumentów w dzienniku i na kontach księgi głównej,
• prowadzeniem ewidencji pomocniczych: środków trwałych i wartości niematerialnych, rozrachunków z kontrahentami, magazynu,
• rejestrami i rozliczeniami VAT oraz zaliczkami na podatek dochodowy (CIT lub PIT wspólników),
• sporządzeniem rocznego sprawozdania finansowego wraz z bilansem, rachunkiem zysków i strat oraz informacją dodatkową,
• zamknięciem roku obrotowego i przygotowaniem kompletu danych do zatwierdzenia oraz złożenia.

Zakres dopasowujemy do skali działalności. Inaczej wygląda obsługa młodej spółki z o.o. z kilkoma fakturami miesięcznie, a inaczej firmy z magazynem, kilkunastoma pracownikami i rozbudowanymi rozrachunkami.

Jak wygląda współpraca krok po kroku?

Zaczynamy od rozmowy o Państwa firmie i przejęcia dokumentacji. Ustalamy, w jakiej formie i jak często przekazują nam Państwo dokumenty — papierowo, skanem czy przez system. Na tej podstawie budujemy politykę rachunkowości i plan kont, a następnie prowadzimy księgi na bieżąco.

W trakcie roku pilnujemy terminów zaliczek i deklaracji, informujemy o wysokości zobowiązań wobec urzędu skarbowego i o sytuacji finansowej firmy. Zależy nam na stałym kontakcie — na pytania staramy się odpowiadać bez zbędnej zwłoki, a niejasne dokumenty wyjaśniamy, zanim trafią do ksiąg. Siedzibę mamy w Kościerzynie, ale obsługujemy też przedsiębiorców ze Starogardu Gdańskiego, Bytowa, Kartuz oraz z całych Kaszub.

Sprawozdawczość finansowa i bezpieczeństwo rozliczeń

Zwieńczeniem roku w pełnej księgowości jest sprawozdanie finansowe. Sporządzamy je na podstawie zamkniętych ksiąg — co do zasady w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego — i przygotowujemy komplet do zatwierdzenia przez właścicieli oraz złożenia we właściwym rejestrze. Dbamy o zgodność danych, poprawną wycenę majątku i kompletną informację dodatkową.

Bezpieczeństwo rozliczeń bierze się z porządku. Uzgodnione salda, udokumentowane zapisy i przejrzysta ewidencja to argumenty, które chronią firmę podczas kontroli oraz w rozmowach z bankiem czy kontrahentem. Rzetelnie prowadzone księgi handlowe są też najlepszym narzędziem zarządczym — pokazują realny wynik, strukturę kosztów i to, na czym firma faktycznie zarabia.

Czym księgi handlowe różnią się od uproszczonej ewidencji?

Uproszczone formy rozliczeń — KPiR czy ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — rejestrują głównie przychody i koszty na potrzeby podatku. Księgi rachunkowe idą znacznie dalej: pokazują cały majątek, zobowiązania, kapitał i wynik zgodnie z zasadą memoriału i współmierności. To większy nakład pracy, ale i pełniejsza wiedza o firmie.

Jeśli dopiero rozważają Państwo, komu powierzyć rozliczenia, zapraszamy też do zapoznania się z ogólną obsługą księgowości firmy. Dobierzemy formę odpowiednią do Państwa działalności, a jeśli obowiązują już Państwa pełne księgi, poprowadzimy je od pierwszego dnia współpracy.

Dlaczego warto powierzyć księgi rachunkowe biuru AGGIO

Pełna księgowość wymaga systematyczności i dobrej znajomości przepisów, które się zmieniają. Powierzając ją nam, zyskują Państwo:

• porządek w dokumentach i księgi prowadzone zgodnie z ustawą o rachunkowości,
• terminowe zaliczki, deklaracje i sprawozdanie finansowe bez pośpiechu na ostatnią chwilę,
• stały kontakt z księgową i jasną informację o zobowiązaniach,
• spokój podczas kontroli dzięki uporządkowanej, udokumentowanej ewidencji.

Chętnie przygotujemy bezpłatną wycenę prowadzenia Państwa ksiąg handlowych — wystarczy krótka rozmowa o skali firmy i liczbie dokumentów. Zapraszamy do kontaktu przez formularz kontaktowy. Zapraszamy też do pełnej oferty biura, jeśli potrzebują Państwo również kadr, płac lub rozliczeń VAT.