Prowadzenie kadr i płac

Na czym polega prowadzenie kadr i płac

Prowadzenie kadr to bieżąca opieka nad dokumentami Państwa pracowników — od momentu zatrudnienia, przez cały okres pracy, aż po rozstanie z firmą. W praktyce kadry i płace to dwa połączone obszary. Część kadrowa pilnuje akt osobowych, umów, urlopów i ewidencji czasu pracy. Część płacowa przelicza wynagrodzenia i przygotowuje listy płac. W biurze AGGIO w Kościerzynie zdejmujemy ten obowiązek z Państwa barków i prowadzimy dokumentację kadrową zgodnie z aktualnymi przepisami prawa pracy.

Kiedy zatrudniają Państwo choćby jednego pracownika na umowę o pracę, przejmują Państwo obowiązki pracodawcy: trzeba założyć akta osobowe, rozliczyć czas pracy, naliczyć pensję i wypłacić ją w terminie. Zamiast wertować kolejne rozporządzenia, mogą Państwo powierzyć całą obsługę kadrowo-płacową jednej osobie, która zajmuje się tym na co dzień. Dzięki temu dokumenty są w porządku, a Państwo mają spokojną głowę.

Dla kogo jest obsługa kadrowo-płacowa?

Obsługa kadrowa przyda się każdej firmie, która zatrudnia ludzi — niezależnie od formy umowy i wielkości zespołu. Prowadzimy kadry i płace zarówno dla jednoosobowych działalności przyjmujących pierwszego pracownika, jak i dla firm z ustabilizowanym zespołem, które chcą oddać ten temat na zewnątrz.

Z obsługi kadrowo-płacowej korzystają najczęściej:

• pracodawcy zatrudniający na umowę o pracę, którzy potrzebują porządku w aktach osobowych i terminowych list płac;
• firmy współpracujące z osobami na umowy zlecenia, gdzie trzeba pilnować rozliczeń i dokumentacji;
• przedsiębiorcy rozrastający się wraz z zespołem, którzy nie chcą już liczyć wynagrodzeń w arkuszu kalkulacyjnym;
• właściciele wolący poświęcić czas na rozwój firmy niż na kadry, terminy i zmieniające się przepisy.

Co obejmuje prowadzenie kadr i płac

Zakres dopasowujemy do Państwa firmy, ale trzon obsługi wygląda podobnie w każdym przypadku. W ramach prowadzenia kadr i płac zajmujemy się:

• zakładaniem i prowadzeniem akt osobowych pracowników, uporządkowanych w częściach od A do E;
• przygotowaniem umów o pracę i umów zlecenia oraz dokumentów towarzyszących zatrudnieniu;
• prowadzeniem pełnej dokumentacji kadrowej i pilnowaniem terminów pracowniczych, na przykład badań okresowych czy szkoleń BHP;
• ewidencją czasu pracy, nadgodzin oraz nieobecności;
• rozliczaniem urlopów wypoczynkowych i pozostałych nieobecności;
• naliczaniem wynagrodzeń i sporządzaniem list płac dla całego zespołu.

Dokumentację pracowniczą można dziś prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. O zasadach jej zakładania i przechowywania przystępnie pisze rządowy poradnik o prowadzeniu dokumentacji pracowniczej. Zadbamy o to, żeby akta były kompletne i uporządkowane — gotowe również na wypadek kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Jak wygląda współpraca z biurem przy kadrach?

Zaczynamy od rozmowy o Państwa zespole: ilu jest pracowników, na jakich umowach i jak dotąd prowadzone były dokumenty. Następnie porządkujemy i przejmujemy dotychczasową dokumentację kadrową, żeby nic nie zginęło w trakcie zmiany. Ustalamy też, w jaki sposób i do kiedy przekazują nam Państwo informacje o nieobecnościach, nadgodzinach czy zmianach w zatrudnieniu.

Później obsługa toczy się już rytmicznie. Co miesiąc przygotowujemy listy płac, aktualizujemy akta osobowe i pilnujemy terminów, o których łatwo zapomnieć w codziennym prowadzeniu firmy. Jesteśmy do dyspozycji, gdy pojawia się nowy pracownik, kończy się umowa albo mają Państwo pytanie o urlop lub rozliczenie. Stały kontakt i porządek w dokumentach to podejście, które w biurze AGGIO traktujemy priorytetowo.

Kadry i płace mają swój naturalny ciąg dalszy w rozliczeniach składkowych. Zgłoszenia pracowników i comiesięczne deklaracje opisujemy szerzej na stronie poświęconej rozliczeniom z ZUS, a oba obszary prowadzimy dla firmy równolegle. Prowadzenie kadr i płac znajdą Państwo też w pełnej ofercie naszego biura rachunkowego.

Co zyskują Państwo, powierzając nam kadry i płace

Największą korzyścią jest spokój i czas. Nie muszą Państwo śledzić zmian w prawie pracy ani samodzielnie liczyć wynagrodzeń — robimy to za Państwa, dbając o terminy wypłat i poprawność dokumentów. Uporządkowane akta osobowe i prowadzona na bieżąco dokumentacja kadrowa oznaczają też mniejsze ryzyko błędów oraz spokojniejsze podejście do ewentualnej kontroli.

Współpraca z jednym biurem, które prowadzi i księgowość, i kadry, upraszcza obieg informacji. Dane o wynagrodzeniach i zatrudnieniu trafiają od razu tam, gdzie są potrzebne, a Państwo rozmawiają o wszystkim z jedną, znaną osobą. Dla firmy z Kościerzyny i okolic to prosty sposób, by sprawy pracownicze przestały zabierać czas potrzebny na prowadzenie biznesu.

O czym warto pamiętać przy dokumentacji kadrowej?

Dokumentacja pracownicza to nie tylko formalność — to obowiązek, którego niedopełnienie bywa kosztowne. Akta byłych pracowników zatrudnionych od 2019 roku przechowuje się co do zasady przez 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy, a same dokumenty muszą być kompletne i zabezpieczone przed zniszczeniem. Zasady bywają różne dla starszych zatrudnień, a przepisy się zmieniają, dlatego konkretne terminy zawsze potwierdzamy dla Państwa sytuacji.

Warto też pamiętać, że kadry i płace to obszar odrębny od zgłoszeń i deklaracji do ZUS, choć ściśle z nimi powiązany. Na tej stronie zajmujemy się dokumentacją pracowniczą i listami płac, a rozliczenia składkowe prowadzimy w ramach osobnej usługi. Takie rozdzielenie porządkuje pracę, ale w praktyce oba obszary spinamy w jedną, spójną obsługę Państwa firmy.

Uporządkowane kadry i płace bez zbędnych formalności

Powierzając nam prowadzenie kadr i płac, zyskują Państwo porządek w aktach osobowych, terminowe listy płac i pewność, że dokumentacja kadrowa jest prowadzona zgodnie z przepisami. Zamiast pilnować terminów i przeliczać wynagrodzenia, mogą Państwo skupić się na swojej firmie, a resztę zostawić biuru, które zna Kościerzynę i okolice.

Chętnie przygotujemy dla Państwa bezpłatną wycenę obsługi kadrowo-płacowej dopasowaną do liczby pracowników i formy zatrudnienia. Zapraszamy do kontaktu przez formularz na stronie kontaktowej — odpowiemy na pytania i ustalimy zakres współpracy.