Zatrudnienie pierwszego pracownika zmienia przedsiębiorcę w pracodawcę i płatnika składek — a to zestaw nowych obowiązków wobec pracownika, ZUS i urzędu skarbowego. Najważniejsze z nich to umowa na piśmie, zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni, badania i szkolenie BHP oraz prowadzenie akt osobowych i list płac.
Obowiązki te wynikają z prawa pracy, przepisów ubezpieczeniowych i podatkowych. Poniżej porządkujemy je w kolejności, w jakiej pojawiają się w firmie, tak aby nic nie umknęło na starcie.
Zanim pracownik zacznie pracę
Jeszcze przed dopuszczeniem do pracy trzeba dopełnić kilku formalności:
- umowa na piśmie — najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy; rodzaj umowy (o pracę, zlecenie, dzieło) ma różne skutki składkowe i podatkowe,
- badania lekarskie wstępne — pracownik musi mieć orzeczenie o braku przeciwwskazań do pracy,
- szkolenie BHP wstępne — przeprowadzane przed dopuszczeniem do pracy,
- zebranie danych potrzebnych do zgłoszeń i dokumentacji pracowniczej.
Pominięcie badań lub szkolenia BHP jest naruszeniem przepisów i grozi konsekwencjami przy kontroli. Dlatego te kroki wykonuje się przed pierwszym dniem pracy, a nie po nim.
Zgłoszenie do ZUS w 7 dni
Pracownika trzeba zgłosić do ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń, zwykle od dnia rozpoczęcia pracy. Zgłoszenia dokonuje się na właściwym formularzu, wskazując odpowiedni kod tytułu ubezpieczenia.
Od rodzaju umowy zależy zakres ubezpieczeń — inaczej wygląda to przy umowie o pracę, a inaczej przy zleceniu. Błędny kod lub spóźnione zgłoszenie to jedne z najczęstszych uchybień, które łatwo skorygować, ale lepiej ich unikać. Zgłoszenia i korekty realizuje pracodawca jako płatnik składek.
Dokumentacja pracownicza i akta osobowe
Pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą zgodnie z przepisami. Obejmuje ona m.in.:
- akta osobowe podzielone na części odpowiadające etapom zatrudnienia,
- ewidencję czasu pracy,
- ewidencję urlopów i innych nieobecności,
- dokumenty płacowe i zgłoszeniowe.
Dokumentację pracowniczą przechowuje się co do zasady przez 10 lat dla pracowników zatrudnionych od 2019 roku; wcześniejsze zatrudnienie może wymagać dłuższego okresu. Prawidłowe akta to nie tylko wymóg — to także ochrona pracodawcy w razie sporu lub kontroli.
Wynagrodzenia, składki i zaliczka PIT
Comiesięczny cykl płacowy obejmuje kilka powiązanych czynności:
- naliczenie wynagrodzenia i sporządzenie listy płac,
- potrącenie składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy,
- terminową wypłatę wynagrodzenia (jeśli nie ustalono inaczej — do 10. dnia następnego miesiąca),
- opłacenie składek i zaliczki (ZUS i zaliczka PIT — do 20. dnia następnego miesiąca).
Naliczanie płac wymaga uwzględnienia kosztów uzyskania, kwoty zmniejszającej podatek czy zwolnień, jeśli pracownikowi przysługują. Błąd w liście płac przekłada się na składki i podatek, dlatego warto powierzyć płace biuru rachunkowemu.
Rozliczenia roczne pracodawcy
Na przełomie roku dochodzą obowiązki sprawozdawcze wobec urzędu skarbowego i pracownika. Najważniejsze z nich to:
- PIT-11 — informacja o dochodach przekazywana pracownikowi oraz do urzędu skarbowego,
- PIT-4R — deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek,
- roczne rozliczenia i zestawienia w ZUS.
Terminy tych dokumentów są sztywne i częściowo nakładają się na siebie na początku roku. Dlatego wygodnie jest prowadzić kadry i płace w jednym miejscu, z pełnym kalendarzem obowiązków.
Najważniejsze terminy w kadrach i płacach
| Obowiązek | Termin |
|---|---|
| Zgłoszenie pracownika do ZUS | 7 dni od powstania obowiązku ubezpieczeń |
| Wypłata wynagrodzenia | Do 10. dnia następnego miesiąca (jeśli nie ustalono inaczej) |
| Składki ZUS i zaliczka PIT | Do 20. dnia następnego miesiąca |
| PIT-4R i PIT-11 do urzędu skarbowego | Do końca stycznia |
| PIT-11 dla pracownika | Do końca lutego |
Terminy warto wpisać do stałego kalendarza obowiązków, bo ich przekroczenie grozi odsetkami i sankcjami.
PPK — obowiązki pracodawcy
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to program długoterminowego oszczędzania, do którego pracowników zapisuje się automatycznie. Pracodawca ma obowiązek utworzyć PPK, wybrać instytucję finansową i obsługiwać wpłaty.
Pracownik może zrezygnować z uczestnictwa, składając odpowiednią deklarację, ale autozapis powtarza się cyklicznie. Obsługa PPK — naliczanie i przekazywanie wpłat — wpisuje się w comiesięczny proces płacowy. To kolejny powód, by prowadzić płace w sposób uporządkowany.
Umowa o pracę, zlecenie czy dzieło
Rodzaj umowy decyduje o zakresie obowiązków pracodawcy. W skrócie:
- umowa o pracę — pełny zakres uprawnień pracowniczych i ubezpieczeń, ewidencja czasu pracy, urlopy,
- umowa zlecenia — zwykle oskładkowana, ale z mniejszym zakresem uprawnień pracowniczych,
- umowa o dzieło — bez składek ZUS w typowych przypadkach, ale dopuszczalna tylko dla realnego „dzieła”.
Błędna kwalifikacja umowy bywa kwestionowana przez ZUS, co grozi dopłatą składek. Dlatego rodzaj umowy warto dobrać do faktycznego charakteru współpracy, a nie tylko do kosztów.
Zatrudniasz pierwsze osoby i nie chcesz zgubić się w terminach? Prowadzimy kadry i płace oraz rozliczenia z ZUS dla firm z Kościerzyny i Kaszub. Napisz do nas — pomożemy przygotować firmę na pierwszego pracownika. Szczegółowe zasady znajdziesz na biznes.gov.pl.
← Wróć do bloga